Tutto sui vantaggi del sistema che permette di emettere, trasmettere e conservare sotto forma di file le fatture, fino a oggi disponibili in formato cartaceo. Le esenzioni per il regime forfettario. A partire dall’1 gennaio.

CHE COS’È

Il sistema di fatturazione elettronica permette di emettere, trasmettere e conservare sotto forma di file le fatture, fino a oggi disponibili in formato cartaceo.

Sarà possibile compilare, spedire o conservare la fattura esclusivamente nelle modalità indicate dalla norma che entrerà in vigore dal 1° gennaio del 2019.

L’unico formato di file previsto per trasmettere la fattura è l’xml (chiamato anche formato FatturaPA).

La spedizione e la ricezione del file xml avvengono obbligatoriamente via internet attraverso la piattaforma telematica “Sistema di Interscambio” (SdI) dell’Amministrazione Finanziaria, che funge da intermediario. Con la fatturazione elettronica si segue dunque un percorso standardizzato.

– Il documento viene redatto col programma gestionale in uso dallo studio e successivamente esportato, scegliendo dalle opzioni, in formato xml; in seguito deve essere firmato digitalmente.

– Viene spedito al Sistema di Interscambio attraverso una delle possibili modalità, ovvero direttamente tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate, oppure con un software specifico compatibile con il protocollo dell’Agenzia delle Entrate, oppure PEC abilitate al servizio.

– Lo stesso Sistema di Interscambio provvede successivamente a recapitare il documento al destinatario, dopo aver automaticamente verificato la correttezza dei dati inseriti dal mittente.

GLI OBBLIGHI

Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica sarà l’unico metodo di fatturazione accettato. Sarà obbligatorio emetterla per cessione di beni o prestazioni di servizi effettuati tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato italiano; questo vale per odontoiatri, igienisti dentali, odontotecnici e tutti i soggetti operanti nel settore dentale.

Sono esonerati dall’emissione di fattura elettronica verso professionisti o privati, ma non verso la Pubblica Amministrazione, i soggetti che rientrano nel “regime del margine” o che applicano il “regime forfettario”.

I tempi di emissione della fattura elettronica prevedono l’emissione e l’invio al SdI Sistema di Interscambio del documento entro le ore 24 del giorno di effettuazione dell’operazione.

I DETTAGLI TECNICI

Per usufruire del servizio, come prima cosa occorre che il soggetto titolare di partita IVA si registri ai servizi telematici sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Si otterrà in questo modo il codice destinatario personale che fungerà da indirizzo telematico per poter inviare e ricevere fatture.

Prima della trasmissione al SdI, la fattura viene firmata digitalmente da chi la produce per stabilire la data di emissione in modo inconfutabile e garantirne l’autenticità.

A questo punto, per far sì che la fattura venga consegnata correttamente dal Sistema di Interscambio, è fondamentale intestarla correttamente in base alla tipologia di destinatario.

– Se il destinatario è la Pubblica Amministrazione, bisogna inserire in fattura il codice univoco di sei caratteri che identifica l’ufficio di destinazione, così che il SdI sappia dove recapitarlo.

– Se il destinatario è un professionista o un altro soggetto con partita IVA (comunicazione B2B *), si può inviare la fattura tramite SdI al codice destinatario del contribuente, oppure tramite Posta elettronica Certificata (non tutte le PEC prevedono questo servizio al momento).

– Se il destinatario è il privato, o nel caso specifico, il paziente (comunicazione B2C **), invece, non c’è ancora chiarezza sulla modalità di consegna della fattura, anche se probabilmente il SdI si servirà del codice Fiscale nell’intestazione della fattura per recapitarla al cassetto fiscale del soggetto interessato (un servizio dell’Agenzia delle entrate rivolto al cittadino).

Il privato può sempre richiedere una copia cartacea o digitale della fattura.

La conservazione sostitutiva del documento avverrà in modo digitale; bisogna però distinguere tra conservazione a fini Fiscali e a fini Civilistici.

– La conservazione a fini Fiscali delle fatture deve avere la durata di 6 anni.

– Per la conservazione a fini Civilistici le imprese e i soggetti IVA devono conservare le fatture per una durata di 10 anni.

Bisogna quindi provvedere alla costituzione di un archivio digitale dedicato, sicuro e conforme alle nuove normative vigenti in materia di privacy, ma contemporaneamente di facile e rapida consultazione in caso di un eventuale controllo. Bisogna anche dimostrare l’integrità, l’autenticità e l’impossibilità di manomettere i file ivi conservati.

Non ultimo, occorre dedicare un po’ di tempo a prendere dimestichezza con il sistema informatizzato che può risultare per alcuni del tutto nuovo.

LE SANZIONI

Il Sistema di Interscambio per la fatturazione elettronica permette all’Amministrazione Finanziaria il totale controllo del flusso delle fatture emesse e di verificarne la reciprocità.

La non emissione di fattura in formato elettronico equivale a non averla emessa affatto. Le sanzioni in questo caso vanno dal 90% al 180% dell’imposta relativa all’imponibile non documentato.

Una sanzione ulteriore riguarda coloro che porteranno in detrazione l’IVA addebitata dai fornitori senza utilizzare fatture in formato non elettronico; in questo caso la fatturazione sarà considerata non regolare e scatterà una sanzione amministrativa che va da un minimo di 250 fino a 2000 euro.

* Business to Business, transazioni commerciali elettroniche tra imprese.

** Business to Consumer, transazioni commerciali tra impresa e consumatore.

PER APPROFONDIMENTI

Per registrarsi ai servizi telematici per inviare e ricevere fatture: https://telematici.agenziaentrate.gov.it/Main/Registrati.jsp

Guida alla compilazione della fattura per la corretta dematerializzazione:
http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/Specifiche_tecniche_del_formato_FatturaPA_v1.2.1.pdf

Simulatore per l’utilizzo del SdI:
http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/sperimentazione.htm